Étapes simples vers un système de classement efficace

• Avril 20, 2024

Cet article est un extrait de mon nouveau livre électronique, Le guide de la vie organisée pour organiser les documents et les fichiers.

La pierre angulaire de la plupart des systèmes de gestion du papier est un ensemble de fichiers qui peuvent contenir et classer les informations importantes pour vous. Avec quelques fournitures de base et quelques étapes simples, la création d'un système de classement (ou la mise à jour d'un système existant) peut être une tâche relativement rapide et indolore, surtout si vous avez déjà éliminé les papiers indésirables et inutiles. Voici comment mettre vos fichiers en forme.

Ce dont vous aurez besoin:

• Dossiers de fichiers vides. Je recommande d’utiliser à la fois des dossiers de fichiers internes (ou de Manille) et des dossiers suspendus, mais si vous manquez d’espace, vous pouvez utiliser l’un ou l’autre.
  
• Notes autocollantes. La taille standard de 3 x 3 pouces est idéale, car elle vous donne beaucoup d'espace pour écrire.
  
• Un stylo ou un crayon.
  
• Papier vierge ou document de traitement de texte vierge pour prendre des notes sur les catégories de fichiers que vous allez créer et ce qui appartient à chacune.
  
• Tous les fichiers que vous avez déjà créés, qu'ils fassent partie d'un système de classement que vous avez déjà ou de dossiers que vous avez créés lorsque vous mettez de côté les papiers à enregistrer pendant le processus de tri et de désherbage.
  Sacs ou poubelles pour le recyclage et le déchiquetage, juste au cas où vous tomberiez sur des papiers indésirables ou inutiles qui rôdent toujours.
  

Que faire:

1. Rassemblez tous les documents avec lesquels vous allez travailler ensemble au même endroit. Si vous mettez à jour un système de classement existant, vous êtes en avance sur le jeu.
   
2. Prenez un papier du haut de votre pile et faites-en deux choses:
   
   
   
   • S'il s'agit d'une catégorie de fichiers que vous avez déjà créée ou d'un fichier de votre système existant, ajoutez-le à ce dossier.
     
   • S'il appartient à une catégorie nouvelle ou distincte, placez-le dans un dossier de fichiers vide et utilisez une note autocollante pour donner à ce dossier une étiquette temporaire.
     
   
   
3. Lorsque vous mettez des papiers dans des dossiers, notez une note sur votre feuille de papier vierge ou dans votre document de traitement de texte sur ce qu'est le papier et où vous l'avez mis. Par exemple, vous pouvez écrire «Police d'assurance automobile - dans le dossier Voiture» ou «Informations de vol pour un voyage à San Francisco - dans le dossier Voyages à venir». Ces notes vous aideront à vous souvenir où vous avez caché des objets et vous aideront également à créer une carte de fichiers lorsque vous aurez terminé la configuration de votre système.
   
4. Répétez ces étapes avec chaque papier de votre pile. Si vous mettez à jour un système de classement existant, parcourez les documents de chaque dossier pour déterminer s'ils appartiennent à ce dossier ou ailleurs, et si l'étiquette de catégorie sur le dossier est toujours exacte. Déplacez les choses vers d'autres dossiers et mettez à jour vos étiquettes si nécessaire.
   
5. Une fois que vous avez tout trié et catégorisé dans des dossiers, jetez un œil aux dossiers. Les catégories et les étiquettes ont-elles un sens? Y a-t-il des dossiers à consolider? Y en a-t-il qui devraient être divisés en petites catégories?
   
6. Lorsque vous êtes satisfait des catégories que vous avez créées, étiquetez vos dossiers. Vous pouvez écrire à la main ou imprimer des étiquettes, ou les créer avec une étiqueteuse.
   
7. Placez les dossiers dans le tiroir, la boîte ou le bac de fichiers que vous utilisez pour les stocker. Organisez vos fichiers d'une manière qui vous convient en fonction de la façon dont vous les utiliserez. Par exemple, vous pouvez les classer par ordre alphabétique ou chronologique, ou vous pouvez placer les dossiers que vous êtes le plus susceptible d'utiliser devant, avec des fichiers moins fréquemment consultés derrière.
   
8. Rédigez votre carte de fichiers. Cette liste, basée sur les notes que vous avez prises sur les catégories de classement que vous avez créées et ce que vous avez stocké dans chaque catégorie, vous aidera à vous rappeler où. Conservez une copie de votre mappage de fichiers à l'avant de votre tiroir de fichiers ou dans un dossier sur le bureau de votre ordinateur afin qu'il soit facile d'y accéder lorsque vous avez besoin de trouver quelque chose dans vos fichiers.
   
9. Admirez votre système de classement à jour et fonctionnel!
   

Instructions Vidéo: [5.1.3] Classer efficacement des documents numériques (Avril 2024).