Le guide complet des idiots pour la rédaction de subventions

• Mai 1, 2024

Vous êtes passionné par votre groupe à but non lucratif, mais les ventes de pâtisseries et les collectes de fonds sans fin ne répondent tout simplement pas à votre budget? Il serait peut-être temps de demander une subvention. La demande de votre première subvention peut sembler écrasante, mais le guide complet des idiots pour la rédaction des subventions vous montrera que c'est une tâche gérable. Comme l'explique l'auteur, Waddy Thompson, vous avez probablement déjà rédigé votre première proposition de subvention sous forme de lettre à papa et maman demandant plus de fonds lorsque vous étiez au collège. Il vous montre en quoi cette lettre est très similaire à la proposition de subvention que vous écrirez pour garantir des fonds pour votre organisation. Il commence par les bases, en vous expliquant ce qu'est une subvention et si vous êtes admissible à une subvention. Dans la plupart des cas, pour recevoir des subventions, votre organisation doit être à but non lucratif ou bénéficier du parrainage fiscal d'une organisation à but non lucratif. Des subventions sont accordées pour le soutien de projets, pour un projet spécifique que votre organisme sans but lucratif souhaiterait réaliser; pour les frais généraux de fonctionnement (GOS), les dépenses quotidiennes; et pour le soutien du Capitole, comme les bâtiments ou le matériel informatique. Certaines subventions vous seront octroyées sous forme de subventions défi. Ces subventions vous obligent à lever des fonds de contrepartie.

Où pouvez-vous trouver des subventions? Les subventions sont disponibles auprès de fondations, d'entreprises, d'organismes gouvernementaux et de particuliers. Il existe différents types de fondations et il est essentiel de connaître leurs limites spécifiques de financement pour obtenir votre subvention. Une grande fondation établie comptera généralement entre cinq et deux cents personnes. Ils publieront des lignes directrices pour les demandes de subventions, disposeront d'un personnel qui pourra vous guider et étudieront chaque proposition qui vous parviendra. Lorsque vous traitez avec une fondation familiale, gardez à l'esprit que leur personnel est beaucoup plus petit. S'ils n'acceptent pas les propositions non sollicitées, ne vous embêtez pas à postuler, sauf si vous pouvez trouver un lien personnel avec le fiduciaire. Assurez-vous de vérifier leur dernière subvention pour voir comment elle respecte ou ne respecte pas les directives publiées. Les fondations communautaires sont considérées comme publiques car elles reçoivent des fonds d'une grande variété de donateurs. Ces fonds décident souvent qui financer en tenant compte de la demande de leurs membres. Certains fonds communautaires émettront une demande de propositions (DP). Remplir une DP, c'est comme remplir une demande de subvention. Des fondations opérationnelles existent pour financer un programme de recherche ou de services. Leurs intérêts sont étroits et ne financent généralement pas de projets extérieurs. Des fondations commerciales sont créées par des entreprises d'investissement pour gérer les activités philanthropiques de leurs clients. Vous ne pouvez pas demander de subventions à ces fondations. Si l'un de leurs investisseurs décide d'accorder une subvention à votre organisation, vous recevrez un chèque et éventuellement une lettre identifiant le donateur, mais les fonds permettent des dons anonymes. Les fondations philanthropiques à risque s'attendront à une grande implication, sous forme de gestion et d'assistance technique. Ils s'attendront à ce que vous fournissiez une sorte de retour sur investissement (ROI) sous forme de retour social par le biais de services améliorés, de retour financier lorsque votre organisme de bienfaisance fonctionne plus efficacement ou de retour émotionnel en les faisant se sentir «chaleureux et flous».

Vous pouvez également obtenir des subventions de sociétés. Les entreprises y donnent de l'argent pour favoriser les relations publiques et les opportunités de marketing. De nombreuses communautés font pression sur les entreprises pour qu'elles s'engagent à donner 2% de leur revenu net. Par exemple, le club du Minnesota Keystone en tant que club à 2% et 5%. Le club à cinq pour cent comprend de grandes sociétés américaines telles que Target, General Mills et les Minnesota Twins. Les fondations d'entreprise n'ont pas de dotations énormes; ils reçoivent la majorité de leurs fonds sous forme de don annuel de la société mère. Thompson propose la suggestion cynique que l'on cible la philanthropie d'entreprise lorsque l'entreprise fait un cauchemar de relations publiques. Il dit: «Après que l'Exxon Valdez a déversé des millions de gallons de pétrole le long du littoral de l'Alaska, tout groupe environnemental qui avait demandé une contribution l'aurait reçue, mais peu auraient voulu s'associer à Exxon à l'époque.» C'est un avertissement dont il faut tenir compte; vous ne voulez pas créer un cauchemar de relations publiques pour votre propre organisme de bienfaisance en acceptant des subventions qui vont à l'encontre de l'image de votre organisme de bienfaisance. En plus des fondations, la plupart des sociétés ont un bureau de contribution qui fait des dons en nature de services et de produits. De nombreuses sociétés ont des programmes de contrepartie où ils égaleront tout don d'un employé, dollar pour dollar. Vous postulez pour ces programmes avec une simple demande et une preuve de statut à but non lucratif. La demande de parrainage d'entreprise est différente de la demande de subvention. Ici, la société sera moins intéressée par les détails de votre programme que par la démographie de vos électeurs et les opportunités de marketing potentielles que le parrainage offrira. Une proposition de parrainage doit inclure une lettre d'accompagnement d'une page résumant les avantages pour la société, les caractéristiques démographiques et la fourchette de prix du parrainage, et non un prix exact.Suivez ceci avec un résumé d'une page des avantages pour la société et un résumé d'une page des opportunités de parrainage, y compris les dates, le lieu, la fréquentation et la couverture médiatique attendue. Incluez avec cet échantillon de presse antérieure, des rapports et des exemples de brochures d'événements antérieurs. Thompson a inclus un exemple de proposition de parrainage d'entreprise sur le CD qui accompagne le livre.

Les agences gouvernementales locales, étatiques et fédérales accordent des subventions à des organisations à but non lucratif pour réaliser des programmes qui profitent à la communauté. Les subventions gouvernementales impliquent toujours des formulaires, ces formulaires peuvent fournir une place limitée pour décrire votre programme et c'est là que faire en sorte que chaque mot compte est important. Il est important d'établir une relation avec le personnel local des élus. Ils peuvent vous informer des possibilités de subvention et de la législation affectant votre organisation. Ajoutez le domicile et les bureaux législatifs de ces fonctionnaires à votre liste de diffusion. Commencez à rechercher des subventions locales et d'État en allant sur le site Web du gouvernement et recherchez des subventions. De plus, établissez un contact avec l'agence gouvernementale qui reflète le mieux le but de votre organisation, que ce soit la protection de l'enfance, l'éducation, les services aux personnes âgées, les arts ou la réforme pénitentiaire. Il existe deux types de subventions fédérales, les subventions de formule et les subventions de projet. Une formule de subvention est essentiellement un remboursement pour les services que vous effectuez au nom du gouvernement. Ils financent généralement la subvention sur la base d'une formule mathématique, telle que le nombre de clients, multiplié par le coût moyen de prestation de ce service, multiplié par le pourcentage qu'ils déterminent. Une subvention de projet est une possession compétitive. Vous soumettrez une proposition d'exploitation ou de planification d'un service public et serez jugé par rapport à une autre proposition soumise pour le même projet. Que vous receviez la subvention ou non, après l'annonce du prix, vous devriez demander à l'agent de programme les commentaires des personnes qui ont évalué votre proposition. Ils sont tenus de vous fournir ces informations en vertu de la loi sur la liberté de l'information et elles seront utiles pour préparer votre prochaine proposition. Les subventions gouvernementales sont assorties d'un certain nombre d'exigences et de certifications. Vous devrez signer une déclaration de non-discrimination et de non-discrimination en matière d'emploi, vous devrez certifier que vous êtes en conformité avec la loi sur les Américains handicapés, et il vous sera demandé les informations ethniques et autres informations démographiques de votre conseil d'administration, de votre personnel et de vos électeurs. Si vous connaissez très bien un législateur, vous pourriez envisager l'élément de ligne «porc». Un législateur insérera un crédit pour votre organisme de bienfaisance dans un projet de loi qui est à l'étude, si le projet de loi est adopté avec ce crédit, votre organisme de bienfaisance obtient les fonds affectés. Thompson propose une mise en garde: «Sachez que lorsque vous recherchez une appropriation d'articles de membre, vous contournez peut-être l'agence gouvernementale à laquelle vous postuleriez normalement. Cette agence n'est peut-être pas trop ravie que votre crédit puisse même entraîner une réduction du financement de son agence. »

Savoir où trouver l'argent n'est que la moitié de la bataille, les convaincre de vous le donner est le vrai défi. Thompson vous montre comment faire des recherches sur l'organisme de bienfaisance, en apprenant le plus possible pourquoi et à qui il donne de l'argent. Ces informations vous aideront à développer une proposition réussie. Le cœur de votre proposition sera la description du programme. Cela devrait inclure le but du programme, pourquoi vous faites le projet, comment vous le réaliserez, qui fera quoi, qui en bénéficiera et comment vous mesurerez les résultats. Vous prendrez ensuite ces informations et les personnaliserez pour votre bailleur de fonds potentiel. Vous ferez une liste de contrôle de tous les éléments dont le bailleur de fonds a besoin et vous rédigerez votre proposition en se concentrant sur les éléments de votre programme qui répondent aux exigences du bailleur de fonds. La prochaine partie de votre proposition sera votre budget. De nombreux bailleurs de fonds passent directement de la lettre de motivation au budget lors de l'examen d'une proposition. La personne qui évalue votre budget connaîtra probablement très bien les budgets d'organisations et de projets similaires aux vôtres. Lors de la documentation des dépenses de personnel dans le budget, de nombreuses fondations exigeront les salaires des cadres impliqués dans le projet, même si ces informations peuvent être rendues publiques sur votre formulaire 990 IRS caritatif, noircissez les informations salariales lors de la diffusion des versions préliminaires de la proposition pour examen. Il est rare qu'une subvention paie le plein salaire de votre cadre; si le directeur exécutif devait consacrer dix pour cent de son temps au projet, vous documenteriez les dépenses dans le budget en tant que dix pour cent du directeur exécutif et incluriez le coût de dix pour cent de son salaire. Le coût du rédacteur de la subvention et du personnel de développement ne peut pas être inclus dans le budget du projet. Les dépenses directes dans le budget comprendront tout coût directement lié au programme. Un pour cent du total des dépenses directes devrait être alloué aux imprévus. Ensuite, vous devrez calculer vos coûts indirects pour le programme. Cela comprend des éléments comme le loyer, les services publics, les assurances, les frais bancaires, les salaires et les avantages sociaux du personnel administratif. Le CD inclus avec le livre a un générateur de budget qui comprend une feuille de calcul Excel pour calculer ces coûts. Une partie de vos coûts indirects peut apparaître dans le budget de votre projet. Les bailleurs de fonds veulent savoir qui d'autre paie pour le projet. Dans la partie revenu de votre budget, incluez d'abord la demande de subvention que vous demandez, tous les dons en nature que vous recevez, les subventions que vous avez reçues et les subventions en attente. Enfin, incluez les frais de participation. En plus du budget de votre projet, vous devrez soumettre un budget organisationnel qui comprend toutes les dépenses de vos organismes de bienfaisance pour tous ses programmes et les frais généraux de fonctionnement.

La première chose que vous verrez dans votre proposition sera votre lettre de motivation.C'est là qu'interviennent les recherches que vous avez faites sur le bailleur de fonds. La lettre d'accompagnement doit être amicale et avoir de la personnalité; l'objectif est de se connecter avec le bailleur de fonds. Il résumera votre programme de manière personnelle, reconnaissant toute implication antérieure du bailleur de fonds, et comment ce projet répond aux intérêts du bailleur de fonds. En plus de la lettre d'accompagnement, vous incluerez un résumé exécutif qui présentera votre programme de manière plus formelle. La lettre d'accompagnement et le résumé doivent inclure, une déclaration d'une phrase sur le programme, le montant de la subvention que vous demandez, l'historique des subventions avec le bailleur de fonds, un paragraphe très condensé de vos qualifications caritatives, un paragraphe, une description du programme , une référence au budget et un paragraphe mobile indiquant la différence que cette subvention fera pour vos électeurs et la communauté. De nombreux bailleurs de fonds voudront connaître l'histoire de votre organisme de bienfaisance. C'est une autre occasion de personnaliser votre proposition. Prenez l'historique de votre organisme de bienfaisance standard et condensez les zones qui ne correspondent pas à votre proposition et renforcez les parties qui le font. Organisez votre historique en fonction de vos principales réalisations, en mettant en évidence le titre avec des polices en gras et utilisez des puces pour mettre en valeur vos réalisations. Si vous êtes une nouvelle organisation, décrivez l'histoire de la façon dont votre organisation a vu le jour et les antécédents de vos fondateurs qui les ont motivés à se rassembler et à démarrer l'organisation. Les témoignages et l'approbation d'autres organisations peuvent renforcer votre proposition. De nombreux bailleurs de fonds voudront de courtes biographies des principaux membres du projet. Ceux-ci ne devraient pas dépasser une demi-page par personne. Vous devrez joindre une preuve de votre statut d'organisme sans but lucratif. Sur une feuille séparée, incluez une liste de votre conseil d'administration et de ses affiliations, n'incluez pas l'adresse personnelle et les numéros de téléphone de vos membres du conseil, votre bailleur de fonds sera également intéressé par tout bailleur de fonds institutionnel qui vous a donné plus de 1000 $ l'année dernière. Terminez votre dossier de proposition avec une brochure d'information générale, deux ou trois articles de presse et votre rapport annuel.

Clippez votre proposition avec un trombone, placez-la dans une enveloppe ordinaire et postez-la par courrier américain. Les enveloppes de fantaisie et la livraison express ressembleront à des dépenses inutiles pour un bailleur de fonds. Une semaine après avoir envoyé l'appel à propositions pour voir s'il a été reçu et demander quand vous pouvez vous attendre à entendre les résultats. Marquez ce jour sur votre calendrier et appelez quelques jours après cette date pour faire un suivi. Si votre demande de subvention est rejetée, n'oubliez pas de la traiter avec grâce, vous pourriez faire une demande auprès du même bailleur de fonds à l'avenir. Si vous recevez la subvention, appelez et dites merci. Lorsque vous recevez la lettre d'attribution, demandez à une personne en autorité de la signer et de la retourner avec une lettre de remerciement qui comprend, un remerciement, une déclaration selon laquelle l'argent de la subvention sera utilisé comme indiqué dans la proposition, une brève déclaration de la manière dont la subvention sera bénéficier votre organisme de bienfaisance, et une déclaration selon laquelle le donateur ne reçoit aucun avantage en accordant la subvention. Cette déclaration satisfera aux réglementations IRS. Quelques jours plus tard, quelqu'un d'autre pour votre organisation devrait envoyer une deuxième note de remerciement, une note qui ne répète aucune des langues du premier merci. Si un membre de votre conseil d'administration a utilisé un contact personnel pour garantir la subvention, elle doit utiliser son papier à lettres personnel pour lui adresser ses remerciements personnels. Mettez à jour votre site Web, et partout ailleurs, vous listez les donateurs pour inclure votre nouveau bailleur de fonds. S'il s'agit d'une subvention importante, vous voudrez peut-être publier un communiqué de presse, mais obtenez toujours l'autorisation des bailleurs de fonds en premier. Continuez à tenir votre bailleur de fonds informé. Invitez-les à des événements liés au programme, copiez-les avec une couverture médiatique du programme, des copies de vos bulletins d'information et d'autres publications qui mentionnent le programme et toute publication spéciale créée par le programme. Les bailleurs de fonds s'attendront à des rapports d'avancement et financiers sur le projet, au moins une fois par an. Assurez-vous de dépenser leur argent comme vous l'avez indiqué dans la proposition et de conserver des registres minutieux. Le livre de Thompson démystifie le processus de subvention et vous fait réaliser que votre organisation peut demander des subventions. Les outils qu'il fournit sur le CD joint vous assureront que vous réussirez à les obtenir.

Instructions Vidéo: Fact Checking: The Future of Journalism? (Mai 2024).