Rédaction de rapports, manuels, manuscrits et articles savants

• Mai 20, 2024

Travailler avec de longs documents peut être une corvée pour rester organisé, mais MS Word propose plusieurs fonctionnalités que vous pouvez utiliser pour gérer le processus. Beaucoup de ces fonctionnalités peuvent être utilisées ensemble dans une variété de méthodes pour rendre vos projets plus faciles à gérer.

Signets (hyperliens)
Les signets (hyperliens) dans votre document sont utiles lorsque votre document contient des informations supplémentaires sur un sujet. Par exemple: dans un manuel de produit pour un appareil photo. Au début du manuel, vous discutez de l'emplacement du bouton de compensation d'exposition sur l'appareil photo. Vous pouvez placer un signet dans la section du manuel où vous discutez de la façon de régler la compensation d'exposition. Cette technique permet au lecteur de passer rapidement à la section du document où il / elle peut obtenir plus d'informations sur la fonctionnalité.

Références croisées
Semblable à un signet, le référencement croisé permet au lecteur de passer à un autre emplacement du document où il peut trouver plus d'informations sur le sujet. Des références croisées peuvent être faites avec des figures, des signets, des légendes, des titres, des paragraphes numérotés, des numéros de page, etc. La beauté de cette fonctionnalité est que Word ne vous permettra pas de faire référence à une page ou un titre qui n'existe pas dans le document.

Décrire
L'utilisation de la fonctionnalité de plan de document nécessite l'utilisation d'en-têtes cohérents dans l'ensemble de votre document. Cela fonctionne bien lorsque vous avez des catégories principales avec une série de sous-titres. Par exemple, vous pouvez avoir un en-tête de chapitre avec plusieurs sections dans le chapitre. Chaque section peut comporter plusieurs rubriques créant une hiérarchie de titres. Cette méthode fonctionne mieux lorsque vous attribuez des styles à chacun des niveaux de titre. La vue Structure vous permet de réduire le document aux niveaux d'en-tête pour obtenir une image instantanée de la façon dont chacune des sections se déroule. En mode Plan, vous pouvez évaluer si le document est écrit logiquement. Les fonctionnalités de la vue Structure vous permettent également de manipuler la mise en page en rétrogradant et en promouvant les niveaux de titre ainsi que de réorganiser le document.

Documents maîtres et secondaires
Les manuscrits nécessitent un outil plus puissant que Word fournit avec sa fonctionnalité Master et SubDocuments. Vous utiliseriez cette fonctionnalité pour organiser de grands projets tels qu'un manuscrit de livre. Avec cet outil, vous pouvez diviser le grand projet en sous-documents plus petits et plus faciles à gérer. Le document maître est lié aux sous-documents associés de sorte que lorsque des modifications sont apportées au sous-document, le document maître est également mis à jour et vice versa. Chacun des sous-documents est lié par un lien hypertexte dans le document maître vous permettant de lancer un sous-document à partir du document maître. En raison de la liaison, vous pouvez créer une table des matières, une indexation, des références croisées, des en-têtes et des pieds de page à appliquer à tous les sous-documents directement depuis le document maître.

Figures, graphiques et tableaux
Les travaux savants utilisent souvent des figures, des graphiques et des tableaux pour illustrer les points soulevés dans le texte. Un tableau de figures, graphiques, tableaux, etc. peut être très utile à vos lecteurs. Cette fonctionnalité créera automatiquement la table de la même manière qu'une table des matières. La clé de l'utilisation de cette fonction consiste à insérer des légendes sur chaque figure, graphique et tableau que vous souhaitez inclure dans le tableau de référence. Il existe plusieurs options de format pour la création du tableau, notamment la possibilité d'afficher les numéros de page, l'alignement des numéros de page, l'affichage des étiquettes et des numéros et les tabulations.

Table des matières (TOC)
La table des matières est très utile dans les guides de référence. Les lecteurs apprécient d'avoir une table des matières pour les aider à trouver dans le document les informations les plus importantes pour eux. La création d'une table des matières dans Word est un jeu d'enfant à condition que vous appliquiez régulièrement des styles aux en-têtes et aux autres parties du document que vous souhaitez inclure dans la table des matières. Lorsque votre document contient plusieurs niveaux d'en-têtes, la table des matières doit être limitée aux trois premiers niveaux d'en-tête, sinon elle peut devenir trop complexe pour être utile. Généralement, vous établiriez la table des matières dans une section distincte de votre document au début de votre document. La création d'une section distincte vous permet de commencer à numéroter le contenu des documents de la page 1 sans que les pages de la table des matières ne compliquent la numérotation des pages. Vous pouvez combiner la table des matières avec des signets ou des hyperliens afin que les lecteurs puissent sauter la direction du sujet souhaité.

Indexage
L'indexation d'un document de référence est très utile. Son inclusion dans un document aide les lecteurs à trouver facilement des concepts et des sujets spécifiques. Il se trouve généralement dans une section à la fin du document et fournit un référencement de page pour les idées clés contenues dans le document. Cette fonctionnalité est facile à utiliser mais la tâche difficile pour l'auteur est de déterminer quels sont les mots, les sujets ou les concepts appropriés à indexer. Un bon indice est bien pensé. Pour utiliser cette fonctionnalité efficacement, chaque mot ou en-tête à contenir dans l'index doit être marqué dans le document. Selon la longueur du document, cela peut être un exercice fastidieux mais en vaut la peine pour vos lecteurs.

Notes de bas de page et de fin
Une autre tâche à forte intensité de main-d'œuvre dans un long document universitaire ou de référence est la gestion des notes de bas de page et des notes de fin. Les fonctionnalités de notes de bas de page et de fin de Word facilitent la numérotation et la mise en forme de ces références critiques, mais vous devez répertorier correctement les auteurs, le travail, l'éditeur et les dates de publication pour chaque référence. Chaque note de bas de page et de fin de document doit être correctement marquée. Word, cependant, prend la tâche d'insérer la note de bas de page ou de fin dans son ordre et son emplacement appropriés dans le document.

Instructions Vidéo: Ecrire PLUS VITE pour finir votre article/mémoire/livre/etc. : une astuce BÊTE COMME CHOUX :) (Mai 2024).