Gestion des listes - Excel

• Mai 21, 2024

Excel fournit des outils puissants pour la gestion des listes. Avec ces outils, vous pouvez:
• Trier
• Filtre
• Trouver
• Valider les entrées
• Créer un sous-total
• Catégoriser en utilisant le groupe et le plan
• Résumer en utilisant des tableaux croisés dynamiques

En bref, ces outils fournissent les moyens d'une analyse puissante et significative de vos données. Cependant, gardez à l'esprit qu'Excel n'est pas un outil de gestion de base de données et que son utilisation devrait donc se limiter à la gestion de listes de données.

Comme une base de données, les listes Excel sont organisées en lignes représentant un enregistrement d'informations et en colonnes représentant des champs, chaque enregistrement de la liste contenant des informations similaires. Certaines normes doivent être appliquées à une liste Excel pour optimiser l'efficacité des outils de données comme suit:

• Commencez chaque nouvelle liste sur une feuille de calcul distincte.
• Évitez de mettre des données non répertoriées sur la feuille de calcul de liste. Lorsque cela est nécessaire à l'intégrité de la liste, placez les données critiques au-dessus ou au-dessous de la liste avec au moins une ligne vide entre la liste et les autres données.
• Commencez la liste en ajoutant des libellés de colonne. Choisissez un style formaté différent du format de données afin qu'Excel puisse interpréter les limites de la liste.
• Ne séparez pas les données des étiquettes de colonne en insérant une ligne vierge ou en utilisant une ligne contenant une ligne en pointillés, un astérisque ou tout autre type de symboles non liés aux données. Utilisez la fonction de mise en forme de bordure de cellule pour distinguer visuellement la colonne les étiquettes et les données.
• Chaque colonne doit contenir le même type de données pour chaque enregistrement de votre liste.
• Ne mélangez pas les types de données dans une colonne. Par exemple, les données monétaires doivent toutes être saisies sous forme de nombres et formatées comme souhaité, certaines des entrées ne doivent pas utiliser de texte tel que "deux dollars"
• N'insérez pas de lignes ou de colonnes vides dans votre liste. Excel interprète les limites de la liste en utilisant des lignes et des colonnes vides comme limites de définition.
• Alignez les données dans les colonnes à l'aide d'outils d'alignement Excel tels que le centrage, les alignements gauche et droit et les outils de retrait. Les espaces de début et de fin dans une cellule de données affecteront les fonctions de tri et de filtrage.
• Utilisez les commandes de sous-total, de groupe et de plan pour créer des sauts de catégorie dans vos données. N'insérez pas de lignes de sous-total manuellement et n'utilisez pas de lignes vides pour créer des sauts de catégorie.

Une fois votre liste établie, vous pouvez facilement ajouter des données au bas de la liste. Excel étendra les formules et la mise en forme aux nouvelles données tant que les trois lignes précédentes contiennent des formules et une mise en forme similaires. Il est préférable d'ajouter les données au bas de la liste et de recourir ou de refilter au besoin. Vous devrez supprimer tous les sous-totaux, regroupements ou filtrages avant de recourir à votre liste après avoir ajouté de nouveaux enregistrements. Une fois que les nouvelles données ont été incorporées et triées de manière appropriée, vous pouvez réappliquer tout sous-total, regroupement ou filtrage nécessaire.

La gestion des listes est l'un des outils les plus puissants qu'Excel offre aux utilisateurs. Apprendre à organiser les données le plus efficacement possible pour tirer parti des outils offerts en vaut la peine.

Instructions Vidéo: Excel 2016 - Créer une liste déroulante - Tuto #12 (Mai 2024).