Organisation du courrier électronique - Tri et désherbage

• Avril 29, 2024

Le courrier électronique peut ne jamais encombrer votre espace physique comme le courrier postal, mais il peut néanmoins être la cause de stress, de frustration et de maux de tête lorsqu'il s'accumule. En prenant le contrôle de votre courrier électronique, vous pouvez contribuer à ce qu'il devienne l'outil qu'il est censé être - un outil qui vous permet de rester en contact et informé - sans provoquer de surcharge.

La première étape vers la création d'un système d'organisation fonctionnel pour votre e-mail est, bien sûr, d'éliminer les messages dont vous n'avez plus besoin ou dont vous n'avez plus besoin. Voici quelques critères et conseils pour vous aider à affiner votre boîte de réception et à vous débarrasser de la cruauté numérique.

Où commencer
Souvent, il est plus simple et plus efficace de commencer par trier et éliminer vos messages électroniques les plus anciens, car ils sont les moins susceptibles d'être opportuns et pertinents, et bon nombre d'entre eux peuvent être obsolètes. Si vous avez un très grand arriéré d'e-mails, vous pouvez créer un dossier Backlog général pour contenir les messages que vous souhaitez trier afin qu'ils n'encombrent pas votre boîte de réception et ne deviennent pas écrasants.

Je recommande de commencer par 20 à 30 minutes de tri, ce qui est généralement suffisant pour vous permettre de progresser, mais pas au point de vous ennuyer ou de vous fatiguer. Si vous êtes toujours inspiré, continuez; sinon, faites une pause et revenez encore 20 minutes plus tard.

Création de directives
Comme lorsque vous désherbez d'autres types de choses, il est utile d'avoir à l'avance des directives pour ce que vous êtes prêt à vous séparer et ce que vous souhaitez conserver. Voici quelques-uns des types de messages électroniques que je supprime lorsque j'efface:

• Messages que je ne voulais pas recevoir en premier lieu (spam, bien sûr, mais aussi des newsletters auxquelles je ne me suis pas inscrit, des transferts indésirables, etc.)
  
• Messages avec des informations obsolètes (sur, disons, des événements qui sont déjà passés)
  
• Messages d'information (comme les newsletters) que j'ai déjà lus et qu'il est peu probable que je les relise
  
• Messages d'information que je n'ai pas lus et qui datent de plus de 2 mois
  
• Messages que j'ai effleurés et que je ne veux ou ne dois rien faire
  
• Messages dont les informations sont disponibles ailleurs
  
• Les versions antérieures des messages qui font désormais partie de threads plus longs (c'est-à-dire, si un client a envoyé un message auquel j'ai répondu, puis le client m'a répondu, je ne conserverai que le message le plus récent - qui contient les trois bits de correspondance en elle)
  

Supprimer Away!
Avec vos directives en main, passez en revue le contenu de votre boîte de réception avec un doigt sur la touche Supprimer de votre clavier, prêt à bondir. Parce que tant de courriels ont tendance à persister comme des rappels de choses que vous devez faire, essayez de faire cet exercice avec votre liste de tâches à vos côtés; lorsque vous rencontrez un message que vous avez gardé uniquement parce qu'il vous rappelle quelque chose dont vous devez vous occuper, écrivez cette tâche sur votre liste de tâches, puis supprimez le message (ou, à tout le moins, retirez-le de votre boîte de réception dans un dossier).

Pendant le tri, essayez de ne pas trop vous laisser prendre dans le contenu des messages: s'il y a de longs e-mails que vous souhaitez lire, par exemple, parcourez quelques lignes pour vous assurer qu'elles valent la peine d'être enregistrées, puis déplacez-les vers un dossier À lire dans votre programme de messagerie. Soyez également à l'affût de distractions, comme en cliquant sur un lien dans un message, puis en vous plongeant dans les outils en ligne. Si vous en avez besoin, créez un dossier pour les sites à visiter et stockez-y tous les messages contenant des informations sur les choses que vous souhaitez consulter en ligne.

Pendant que vous travaillez, pensez à votre boîte de réception de courrier électronique comme vous le feriez pour une boîte de réception physique sur votre bureau: idéalement, elle ne devrait contenir que les messages que vous n'avez pas encore examinés ou sur lesquels vous travaillez activement. En supprimant les éléments dont vous n'avez plus besoin et en déplaçant dans les dossiers tout ce que vous souhaitez conserver comme référence, il sera plus facile de comprendre ce qui est vraiment actif et actuel pour vous.

Dans le prochain article de cette série, nous examinerons les moyens de stocker et d'organiser les messages électroniques que vous choisissez de conserver. Cette semaine, réservez du temps pour créer vos propres directives de tri et de désherbage, puis utilisez-les pour désencombrer votre boîte de réception.

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