Obtenez vos fichiers papier en forme pour l'année à venir

• Mai 11, 2024

Saviez-vous que février est le mois de l'archivage de vos fichiers? Mettre de l'ordre dans les dossiers de l'année dernière - et mettre en place un système de classement efficace pour l'année à venir - peut ne pas vous mettre d'humeur à célébrer, mais cela peut vous apporter une bonne dose de calme et de contrôle dans les mois à venir. Voici comment procéder pour nettoyer, mettre en forme et préparer vos fichiers en 2010.

Étape 1: archiver le passé récent
À ce jour, vous avez probablement reçu la plupart (sinon la totalité) des factures et relevés de 2009 que vous allez recevoir, c'est donc le bon moment pour déplacer les fichiers de l'année dernière pour faire de la place à leurs homologues de 2010. Tous les fichiers dont vous avez besoin à des fins fiscales ou juridiques peuvent être transférés dans une boîte bancaire, un bac à fichiers ou un autre conteneur de stockage portable où ils seront encaissés et collectés mais à l'écart. Les trucs dont vous n'avez pas besoin et que vous ne voulez pas peuvent arriver dans le broyeur ou le bac de recyclage.

(Vous voulez savoir quels fichiers conserver et combien de temps pour les conserver? Consultez l'aperçu de BankRate sur quoi conserver et pourquoi, et demandez également à votre CPA ou à votre avocat des directives, car vos exigences peuvent varier selon que vous dirigez une entreprise ou posséder une maison.)

Ce nettoyage annuel s'applique aux dossiers financiers (qui se renouvellent chaque année) ainsi qu'aux dossiers personnels comme les bulletins scolaires des enfants, les documents de référence que vous avez collectés au cours de l'année et la correspondance. Choisissez ce que ces éléments valent vraiment la peine d'être conservés, et, de cela, quelle quantité peut être archivée et combien mérite vraiment de rester dans votre système de classement principal.

Étape 2: Offrez Adieu au passé lointain
Alors que vous déplacez les disques de 2009 vers un endroit à l'écart mais toujours accessible, jetez un œil à tout ce que vous avez gardé de 2008 et avant. Purgez tout ce qui peut aller en toute sécurité en fonction des directives que vous avez créées (ce qui signifie que vous pouvez probablement dire sayonara à des choses comme les factures de téléphone et de services publics des années passées, sauf si elles ont un impact sur vos impôts), puis consolidez ces fichiers plus anciens autant que possible. Déplacez ces archives hors de votre bureau à domicile et dans un endroit où vous pouvez les récupérer si nécessaire, mais n'aurez pas besoin de les voir régulièrement, comme une étagère dans un placard.

Étape 3: créer des fichiers nouveaux et de remplacement
Ensuite, créez de nouveaux dossiers pour les factures et relevés que vous recevez régulièrement, tels que les relevés bancaires et les factures de carte de crédit. (Si vous avez déplacé les enregistrements de l'an dernier sans supprimer les dossiers de fichiers, vous pouvez ignorer cette étape.) C'est également une bonne occasion de modifier, combiner ou supprimer des catégories, et d'ajouter de nouvelles catégories si nécessaire. Prendre le temps de configurer, classer et étiqueter les dossiers de fichiers maintenant facilitera le classement (s'il n'est toujours pas vraiment passionnant) pendant le reste de l'année.

Étape 4: Prenez une habitude de classement
Avec vos vieux trucs effacés et les nouveaux fichiers prêts à l'emploi, il ne vous reste plus qu'à garder les trucs de côté une fois que vous en avez terminé. Plus facile à dire qu'à faire, je sais, surtout si vous préférez vous faire arracher les dents plutôt que de limer des papiers. Comme pour toute corvée, cependant, s'attaquer à cela à petites doses peut le rendre beaucoup plus supportable et peut nécessiter beaucoup moins de temps. Essayez d'ajouter une ou deux minutes supplémentaires pour classer le temps que vous consacrez au paiement des factures ou à l'équilibrage de votre chéquier - avec un système fonctionnel en place, vous n'aurez pas besoin de beaucoup plus de temps que cela pour mettre des choses dans votre système de classement lorsqu'il est défini pour fonctionner en douceur.

Que vous célébriez ou non officiellement le Mois de l'archivage de vos fichiers, prenez le temps au cours des prochaines semaines pour mettre vos fichiers en forme. Pour le reste de l'année, vous serez content de l'avoir fait!

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