Utilisation des règles Outlook pour organiser le courrier

• Mai 10, 2024

Auparavant, j'ai écrit sur l'organisation de votre courrier Outlook à l'aide de dossiers (voir le lien ci-dessous pour l'article) et bien que ce soit un excellent moyen d'organiser votre courrier, il vous oblige toujours à déplacer manuellement les messages dans le dossier approprié. Et s'il y avait un moyen plus simple?

Bonnes nouvelles! Il existe un moyen plus simple!

Si vous utilisez Outlook, vous avez la possibilité de créer des règles qui sont un ensemble d'actions, de conditions ou d'exceptions déclenchées par une action ou un événement pour vous aider à organiser votre courrier électronique. Par exemple, vous pouvez créer une règle qui déplace tout e-mail de votre patron vers un dossier appelé Ignorer - bien que ce ne soit pas le meilleur choix de carrière!

Les règles peuvent être utilisées pour déplacer automatiquement des e-mails vers un dossier, supprimer des e-mails d'un envoi spécifié, répondre à un e-mail - les possibilités sont infinies selon ce que vous souhaitez accomplir. L'idée de base derrière la création d'une règle est la suivante:

• Déterminez le déclencheur (e-mail reçu, e-mail envoyé, etc.)
• Déterminer l'action (supprimer un e-mail, déplacer un e-mail, répondre à un e-mail, etc.)
• Déterminez toutes les exceptions - messages pour lesquels la règle ne sera pas appliquée

Pour configurer une règle dans MS Outlook:

1. Sélectionner Outils
2. Cliquez sur Sur les règles et les alertes
3. Cliquer sur Nouvelle règle

À ce stade, vous serez invité à créer une règle à partir d'un modèle ou à commencer par une règle vide. Si vous créez une règle de base (comme le déplacement vers un dossier), sélectionnez le modèle et cliquez sur Suivant. Si vous souhaitez créer une règle à partir de zéro, sélectionnez Démarrer à partir d'une règle vierge et suivez l'assistant qui vous guidera pas à pas tout au long du processus de création d'une nouvelle règle.

Une fois la règle configurée, il est bon de tester la règle pour vous assurer qu'elle fonctionne correctement - (toutes les règles ne sont pas facilement testables, comme une règle de réponse automatique). Si vous décidez de déplacer un fichier vers un dossier, vous pouvez tester la règle en sélectionnant un message qui a les critères appropriés pour la règle et en sélectionnant Exécuter cette règle maintenant.

Comme vous pouvez le voir, les règles peuvent être très utiles pour apprivoiser la folie de votre message. Jetez un œil à votre boîte de réception et prenez le temps de déterminer les règles que vous pouvez utiliser pour rendre la gestion et le dépôt de vos courriels plus rapides, plus faciles et plus automatiques!

Instructions Vidéo: Tuto Outlook 2013 - Utiliser des règles pour trier les mails (Mai 2024).