Qu'est-ce qu'un numéro d'accès?

• Avril 28, 2024

Les musées font le suivi des articles donnés en attribuant à chaque artefact un numéro unique appelé numéro d'adhésion. Il est composé de trois banques de chiffres:

PREMIER CHIFFRE est l'année au cours de laquelle le don a été fait

DEUXIÈME NUMÉRO est le numéro du don effectué cette année-là (il recommence dans une nouvelle année avec un)

TROISIÈME NUMÉRO est attribué à chaque article unique de ce don

Donc...

Supposons que quelqu'un apporte un don de deux paires de chaussures, une robe et une poêle à frire en fonte en 2008. Et 25 personnes ont déjà fait un don cette année. Voici comment les numéros d'accès seraient attribués:

2008.26.1 Chaussures

2008.26.2 Chaussures

2008.26.3 Robe

2008.26.4 Poêle à frire

Ce don serait le 26e don fait en 2008, et il y a quatre articles dans ce don, chacun assigné un numéro 1 à 4.

Lors de la numérotation des artefacts, les conservateurs affectent généralement A et B aux éléments qui appartiennent ensemble dans un ensemble. Ce qui signifie qu'une chaussure dirait 2008.26.1A et l'autre dirait 2008.26.1B.

Ces numéros sont entrés dans une base de données, où toutes les informations sur les artefacts sont stockées. Lors du catalogage de chaque don, les agents de collecte incluent autant d'informations que possible sur chaque artefact. Vous ne pourriez pas écrire tout cela sur le dessous d'une chaussure!

Par exemple, si l’une des paires de chaussures a été portée au bal de promo du donateur, elle sera incluse dans le processus de catalogage. Au moment du don, le conservateur posera autant de questions que possible pour déterminer l'historique ou provenance de l'article. Elle voudra savoir où le bal a eu lieu, qui était la date de la personne et toutes les histoires associées au bal. Une photo du bal serait aussi super! Avec le programme, les billets ou tout autre élément lié au don.

À l'avenir, si les chaussures sont mises en exposition, ces informations seront précieuses lors de l'écriture d'une étiquette pour les chaussures.

Maintenant, disons que la robe de ce don est la robe de bal qui va avec les chaussures. Certaines personnes font l'erreur de donner le même numéro à la robe et aux chaussures et de faire un «A» et un «B.» Ceci est une erreur.

Les lettres ne doivent être utilisées que pour définir quelque chose qui est un véritable ensemble, comme des salières et poivrières, une crémière et un sucrier, une tasse de thé et une soucoupe, une paire de gants.

Si les chaussures vont avec une robe, il convient de mentionner ces informations lors du catalogage du don. Vous devriez noter dans les deux enregistrements que les chaussures vont avec la robe et la robe va avec les chaussures. Mais chacun devrait recevoir son propre numéro d’acquisition. La lecture de la description dans le catalogue avertira quelqu'un à l'avenir que les chaussures et la robe vont de pair.

Dans un prochain article, nous discuterons de la façon dont les numéros d'accession sont réellement appliqués aux artefacts.

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