Diaporama PowerPoint Meeting Minder

• Mai 21, 2024

En tant que facilitateur de réunion, vous devez souvent prendre des minutes de la réunion et prendre des notes sur les éléments nécessitant un suivi. PowerPoint propose le Meeting Minder pour vous aider à garder une trace de ces notes très importantes. Vous pouvez activer le Meeting Minder pendant le diaporama, où vous pouvez enregistrer des notes, des minutes et des actions. Les éléments d'action apparaîtront automatiquement sur une diapositive à la fin de la présentation des diapositives. L'onglet Éléments d'action vous permet d'enregistrer les propriétaires de tâches, les dates d'échéance et une description de ce qui doit être fait. Vous pouvez également utiliser le bouton Planifier pour enregistrer la prochaine réunion dans Outlook.

À la fin de votre réunion, vous pouvez exporter les éléments d'action vers des tâches Outlook et générer les minutes en exportant le contenu de Meeting Minder vers Word. Le procès-verbal comprendra toutes les notes enregistrées ainsi qu'une liste de tous les éléments d'action saisis. Vous pouvez ensuite modifier les minutes pour produire un document professionnel, mais la saisie fastidieuse a été effectuée pour vous.

Activation du Meeting Minder

Pendant le diaporama, cliquez avec le bouton droit sur le bureau pour afficher le menu contextuel. Choisissez Meeting Minder et la boîte de dialogue s'affichera. Pour afficher la boîte de dialogue de l'agent de réunion lorsque le diaporama n'est pas en cours d'exécution, choisissez Meeting Minder dans le menu Outils.

Boîte de dialogue Meeting Minder
La boîte de dialogue Meeting Minder se compose de deux onglets de travail: Minutes de réunion et Actions. L'onglet Minutes de réunion vous permet de saisir toutes les notes que vous souhaitez voir apparaître dans les minutes de réunion.

Par exemple: Jack a présenté la proposition de prêt «Nouvelle frontière»; Mary a indiqué qu'elle sentait que l'entreprise s'endettait trop. Jack a atténué le risque en expliquant que les projections montrent que la nouvelle gamme de widgets générera des flux de trésorerie adéquats pour servir la structure de la dette accrue. Le comité a approuvé la proposition de prêt avec 4 pour et 1 refus.

L'onglet Éléments d'action contient des champs pour la description de la tâche, à qui la tâche est affectée et la date à terminer. Vous pouvez ajouter autant de tâches que vous le souhaitez. Remplissez les champs et cliquez sur le bouton Ajouter pour ajouter la tâche. Chacune des tâches ajoutées sera résumée sur la dernière diapositive de la présentation PowerPoint.

Planification de la prochaine réunion
Meeting Minder s'interface avec votre calendrier Outlook. Vous pouvez planifier la prochaine réunion en cliquant sur Planifier la réunion. Le formulaire de rendez-vous Outlook s'affiche. Entrez les détails de la réunion, cliquez sur la disponibilité des participants pour vérifier les horaires, puis envoyez aux participants une demande de réunion.
Exportation des notes de réunion et des actions
Une fois la réunion terminée, vous pouvez exporter les détails du Meeting Minder vers un document Word. Les notes que vous prenez et les détails des actions que vous avez enregistrées seront transférés vers le document Word. Vous pouvez ensuite modifier ou ajouter tous les détails que vous souhaitez, formater comme vous le souhaitez et publier les minutes rapidement et facilement car les détails sont déjà terminés.

Meeting Minder est un excellent outil à utiliser pour les réunions. Il peut éliminer la redondance et rendre la clôture de la réunion plus efficace. La planification de la prochaine réunion est un jeu d'enfant, et l'obtention du procès-verbal de la réunion est relativement indolore. Essayez cette technique la prochaine fois que vous animerez une réunion.

Instructions Vidéo: Meeting Minder (Mai 2024).