À propos des catégories Outlook

• Avril 27, 2024

L'utilisation de catégories est un excellent moyen de bien organiser votre environnement Outlook sans créer une myriade de dossiers. En utilisant des catégories, vous pouvez conserver tous les éléments dans un dossier, mais regrouper les éléments similaires par catégorie (à l'exception des éléments de courrier électronique). Une fois les catégories attribuées, vous pouvez également rechercher, trier et filtrer les éléments par catégorie. Par exemple: Vous pouvez avoir une collection d'e-mails (envoyés et reçus), des contacts, des tâches, des rendez-vous et des notes concernant tous le même projet. Avec les catégories, vous pouvez les rassembler pour voir la situation dans son ensemble.

La catégorie Master
Outlook contient une liste de catégories principale par défaut à laquelle vous pouvez ajouter vos propres catégories en fonction de vos besoins personnels. Vous pouvez trouver la liste principale des catégories sous la commande de menu Edition / Catégorie. Utilisez le bouton Catégorie principale dans la fenêtre Catégorie pour ajouter et supprimer des catégories dans la liste Catégorie principale. Lorsque vous supprimez une catégorie de la liste Catégorie principale, les éléments qui lui ont été attribués restent inchangés. Vous pouvez continuer à regrouper ces éléments à l'aide de la catégorie supprimée.

Une bonne pratique consiste à affecter une ou plusieurs catégories à votre élément Outlook en sélectionnant la catégorie dans la liste Catégorie principale. Vous pouvez simplement taper une catégorie dans le champ catégorie de votre article, mais très probablement, vous ne ferez pas référence à la catégorie de la même manière pour chaque article, ce qui irait à l'encontre du but de les utiliser.

Par exemple, le premier élément que vous souhaitez classer, vous tapez MS Office. Quelques jours plus tard, vous avez un nouvel élément pour cette même catégorie. Cette fois, vous tapez Microsoft Office. Outlook interprète cela comme une nouvelle catégorie.

L'utilisation de la liste principale des catégories garantit la cohérence et évite les fautes d'orthographe.

Attribution de catégories aux articles
Vous pouvez attribuer une ou plusieurs catégories à n'importe quel type d'élément Outlook. À l'exception du formulaire de message électronique, vous verrez un champ et un bouton Catégorie sur chaque formulaire Outlook. Pour attribuer des catégories aux éléments de courrier électronique, vous devez accéder aux options de courrier électronique pour trouver le champ de catégorie.

Pour attribuer des catégories lors de la création de l'élément, cliquez sur le bouton Catégorie du formulaire (ou sur le bouton Options d'un élément de courrier électronique) et cochez toutes les catégories de la liste Catégorie principale qui s'appliquent; puis cliquez sur OK. Ouvrez un élément existant et procédez comme décrit ci-dessus pour ajouter une catégorie après sa création.

Vous pouvez affecter des catégories pour multiplier les éléments d'une liste. Sélectionnez tous les éléments auxquels vous souhaitez attribuer les mêmes catégories. Cliquez avec le bouton droit sur la sélection bleue et sélectionnez Catégories dans le menu contextuel. Cochez toutes les catégories qui s'appliquent; puis cliquez sur OK.

Supprimer des catégories des éléments

Ouvrez l'élément dont vous souhaitez supprimer la catégorie. Cliquez sur le bouton Catégorie et supprimez la coche de sélection de la catégorie que vous souhaitez supprimer. Vous pouvez supprimer des catégories de plusieurs éléments d'une liste en présélectionnant le groupe d'éléments; sélectionner des catégories dans le menu contextuel du clic droit; désélectionnant les catégories que vous souhaitez supprimer; puis, en cliquant sur OK.

Rechercher tous les articles

Utilisez la commande Recherche avancée du menu Edition pour rechercher tous les éléments d'une catégorie. Dans la boîte de dialogue Recherche avancée:

- Choisissez «Tout type d'élément Outlook» dans la liste déroulante du champ Rechercher
- Vérifiez que les dossiers personnels sont affichés dans le champ Dans:, Outlook recherchera dans tous les dossiers que vous avez dans vos dossiers personnels. Vous pouvez cliquer sur Parcourir pour restreindre votre recherche aux dossiers sélectionnés.
- Cliquez sur l'onglet Plus de choix
- Cliquez sur le bouton Catégorie
- Sélectionnez la ou les catégories que vous souhaitez rechercher
- Cliquez sur OK

Tous les éléments de la catégorie que vous avez sélectionnée apparaîtront dans la fenêtre Rechercher. Vous pouvez les ouvrir pour voir les détails en double-cliquant sur l'élément que vous souhaitez ouvrir.

Vous pouvez enregistrer votre recherche pour la récupérer ultérieurement. Cliquez sur Fichier / Enregistrer la recherche, choisissez le dossier dans lequel vous souhaitez enregistrer la recherche, attribuez un nom de fichier à la recherche et cliquez sur Enregistrer. Le type de fichier doit être Office Saved Recherches et le fichier portera une extension de fichier .oss. Pour ouvrir une recherche enregistrée, cliquez sur Fichier / Ouvrir la recherche, recherchez la recherche que vous souhaitez ouvrir, sélectionnez-la et cliquez sur OK. Pendant l'événement Open, Outlook exécutera une nouvelle recherche en fonction des critères définis dans la recherche enregistrée.

Impression de TOUS les articles d'une catégorie

Après avoir exécuté la recherche, vous pouvez imprimer tous les éléments trouvés. Sélectionnez tous les fichiers dans la fenêtre de recherche (Éditer / Sélectionner tout ou en utilisant une sélection de souris). Cliquez avec le bouton droit sur la zone de sélection bleue et choisissez imprimer dans le menu contextuel.

Choisissez le style d'impression que vous souhaitez:

- Le style de tableau imprime uniquement la liste des éléments trouvés
- Memo Style imprime le contenu des articles

Choisissez d'autres options d'impression selon vos besoins; puis, cliquez sur le bouton d'impression pour envoyer le document à l'imprimante.

Si vous êtes un utilisateur Outlook actif et utilisez la plupart des fonctionnalités au-delà du courrier électronique, pensez à utiliser des catégories pour garder vos éléments Outlook organisés.

Instructions Vidéo: Ms Outlook - Color Categories To Email (Avril 2024).