Un moyen facile d'organiser vos documents vitaux

• Mai 18, 2024

Il y a quelques semaines, j'ai pensé que si je devais quitter ma maison en cas d'urgence, je ne serais pas en mesure de saisir rapidement et facilement mes documents les plus importants, tels que les documents d'assurance, les informations générales sur les comptes financiers et autres des choses dont j'aurais besoin en cas de catastrophe. J'ai également réalisé qu'il ne serait pas facile pour les autres de localiser ces informations si j'étais incapable de quelque façon que ce soit.

Ce n'est pas que mes papiers n'étaient généralement pas organisés, mais que les papiers cruciaux faisaient partie d'un système plus vaste et pas entièrement portable. (Je ne penserais pas à sortir mon tiroir si je fuyais la maison.) J'ai donc été heureux de tomber sur un produit qui promettait de rendre relativement indolore l'organisation de mes documents clés: le Securita Vital Records PortaVault. Je l'ai mis à l'épreuve, et voici ce que j'en pensais.

Ce que c'est
Le PortaVault est un système composé d'un étui en toile zippé, d'un classeur à trois anneaux, de séparateurs de section avec des informations sur ce qu'il faut stocker dans chaque catégorie, des pochettes de protection de documents en plastique, des étiquettes imprimées pour identifier ce que vous mettez dans les pochettes, une petite toile pochette et formulaires préimprimés avec un espace pour des informations telles que les contacts d'urgence, les antécédents médicaux et la planification en cas de catastrophe. Le classeur a également une bandoulière et un «imperméable» en plastique.

Comment ça fonctionne
Le PortaVault est destiné à contenir des éléments comme les testaments, les certificats de naissance, les informations sur les comptes financiers, les polices d'assurance et les informations sur les prescriptions de médicaments - en bref, tout ce dont vous pourriez avoir besoin en cas d'urgence ou dont d'autres pourraient avoir besoin si vous deveniez invalide. Les séparateurs de section - Planification et contacts, Dossiers d'identification et de famille, Santé et médecine, Finances et propriété, Assurance et Planification successorale et Taxes - fournissent des directives sur les documents qui doivent figurer dans chaque section, la fréquence de mise à jour de vos dossiers, et comment vous assurer que vous êtes prêt en cas d'urgence.

Lorsque vous stockez des documents dans les pochettes de protection du PortaVault, vous ajoutez une étiquette préimprimée à chaque pochette pour identifier ce qui s'y trouve. (Il existe également des étiquettes personnalisables pour tout ce qui n'est pas déjà pris en compte sur les versions préimprimées.) Il convient également de remplir les formulaires dans chaque section afin que les informations qui pourraient autrement être dispersées - antécédents médicaux, contact important numéros, une liste de vos objets de valeur et objets de collection, etc. - est stocké en un seul endroit.

Le temps qu'il faut
J'ai passé un peu plus de deux heures à me familiariser avec le système, à lire les séparateurs de section et d'autres instructions, à remplir les formulaires et à transférer les choses dans les pochettes de protection des disques et à les étiqueter. Si vous utilisiez le système pour les dossiers d'une famille entière, vous auriez probablement besoin d'un peu plus de temps, comme vous le feriez si vos documents n'étaient pas en assez bon état lorsque vous avez commencé. Bien sûr, vous pouvez configurer le système petit à petit au cours d'une semaine et cela ne vous prendra probablement pas plus de 15 à 30 minutes par jour.

Pourquoi je l'aime
Je ne suis pas un grand fan des systèmes de classement emballés en général. Le PortaVault, cependant, était une exception à la règle. (Et pour mémoire, je n'ai aucun intérêt direct dans le produit ou sa société mère.) Pour commencer, car il y a beaucoup moins de catégories ici qu'avec de nombreux autres systèmes de classement, je l'ai trouvé plus facile et moins frustrant à utiliser. J'aime aussi le fait qu'il soit facile de "remplacer" les recommandations standard sur l'endroit où stocker les choses: si vous pensez que les informations de votre compte IRA devraient aller dans Finance & Property plutôt que Taxes & Estate Planning, mettez-les là et notez le Formulaire de recherche de documents du système.

J'ai également été impressionné par l'attention portée par PortaVault aux petits détails (mais potentiellement importants). Les pochettes de protection des documents sont plissées sur le bord extérieur, ce qui facilite le stockage des documents volumineux sans que les pochettes ne s'enroulent sur les côtés. Le classeur se retire de l'étui en toile, il est donc facile de travailler avec. Les formulaires préimprimés sont simples et logiques. Le petit étui à fermeture à glissière (qui se clipse lui-même dans le classeur) est un bon endroit pour les clés supplémentaires, l'argent, les clés USB et autres petits objets faciles à perdre. Et le boîtier plus grand se ferme complètement, est résistant à l'eau et possède une poignée robuste le long de la colonne vertébrale.

Quelques notes finales
Comme pour tout système, le PortaVault nécessite un certain effort: vous devez prendre le temps de rassembler vos papiers, remplir les formulaires et maintenir les informations dans le système à jour. Après tout, attraper un classeur plein de dossiers obsolètes et inexacts vous fera aussi peu de bien que rien du tout.Vous devez également vous assurer que le PortaVault se trouve dans un endroit sûr et facilement accessible - connu de tous les membres de votre ménage; s'il est caché à l'arrière d'un placard ou caché dans un endroit que vous seul connaissez, il sera beaucoup plus difficile d'y accéder quand vous en aurez besoin.

Une fois que j'ai fait l'effort de mettre le système en place et de le mettre dans un endroit logique, j'ai constaté qu'il y avait un poids énorme sur mes épaules. J'espère qu'un tremblement de terre, un incendie ou une autre catastrophe ne me laissera pas fuir ma maison à tout moment ou que je deviendrai incapable, mais si l'une de ces choses devait se produire, je sais que mes papiers les plus importants sont en règle et prêts à partir. C'est un sentiment de calme et de satisfaction que je recommande vivement.

Pour en savoir plus sur PortaVault, visitez //www.securitaonline.com/products.htm.

Instructions Vidéo: Comment classer ses papiers : la méthode simple en 3 étapes (Mai 2024).