Réduisez l'encombrement en passant au numérique, partie 2: papier

• Mai 3, 2024

Dans la première partie de cette série, nous avons examiné les façons dont le passage au numérique avec votre collection de musique peut vous aider à éviter l'encombrement et à profiter davantage de votre musique. Mais les piles de CD et de cassettes sont rarement le plus gros casse-tête de quiconque; cette distinction revient le plus souvent aux papiers, en particulier ceux que nous devons conserver à des fins fiscales ou juridiques. Cette semaine, nous étudierons donc comment le passage au numérique dans le domaine du papier peut rendre la conservation des documents dont vous avez besoin moins taxée et plus ordonnée.

Les bases
La raison la plus courante de loin pour laquelle la plupart d'entre nous conservons des documents tels que les reçus, les factures, les relevés de services publics, etc., est qu'il y a une chance que l'IRS les demande si nous devions faire face à un contrôle fiscal. En effet, la tenue de dossiers est une affaire sérieuse, et il est important d'avoir les pièces justificatives dont vous avez besoin aussi longtemps que l'IRS dit de les conserver. (Pour un aperçu de la tenue des dossiers fiscaux, consultez le lien ci-dessous.)

Cela dit, combien d'entre nous seraient en mesure de mettre la main sur nos documents fiscaux rapidement et facilement si on nous le demandait? Combien auraient besoin de creuser à travers des montagnes de paperasse sans rapport avec le processus? Combien d'entre nous serrent les dents en pensant simplement à s'attaquer au tiroir / boîte / dossier du placard où (nous pensons) tous ces documents sont stockés? La numérisation des enregistrements que vous devez conserver peut vous permettre de vous conformer à l'IRS sans avoir à renoncer à votre raison dans le processus.

Les avantages
La loi américaine permet désormais aux copies numériques des documents fiscaux de remplacer bon nombre des choses que nous devions conserver sur papier, y compris les reçus de dépenses, les factures et les relevés. Le stockage de documents importants comme ceux-ci sous forme numérique permet non seulement d'économiser beaucoup d'espace, mais aussi de faciliter la recherche rapide de ce dont vous avez besoin et l'organisation de vos dossiers. De plus, vous n'aurez peut-être plus jamais à remettre une boîte à chaussures remplie de reçus à votre préparateur de déclarations de revenus en avril!

Il est important de noter que certains documents doivent toujours être conservés dans leur format papier d'origine, y compris les testaments, les titres, les certificats de naissance et de nombreux documents hypothécaires. Bien que vous puissiez toujours créer des copies numériques de ces documents, assurez-vous de conserver les originaux dans un endroit sûr. Pour plus d'informations sur ce que vous devez conserver sur papier, demandez à votre avocat, CPA ou fiscaliste.

Commencer
Tout ce dont vous avez vraiment besoin pour numériser vos papiers est un scanner qui transfère automatiquement des copies de tout ce que vous numérisez vers votre ordinateur. Bien sûr, les scanners varient considérablement en termes de coût et de qualité; si vous prévoyez d'utiliser fréquemment le vôtre - en particulier pour créer des documents numériques - cela vaut la peine d'investir dans un document facile à utiliser et qui résistera au fil du temps. Idéalement, recherchez un scanner qui produira des PDF des documents que vous produisez, plutôt que des fichiers image comme .jpgs.

(Si vos documents sont particulièrement lourds, vous pouvez envisager le nouveau scanner NeatReceipts. Ce gadget vous permet de numériser vos reçus, et il est également livré avec un logiciel qui analysera et classera vos dépenses. Bien qu'il ne soit pas bon marché, il pourrait être utile acheter si l'idée de saisir manuellement un reçu de plus dans votre programme de comptabilité vous fait hurler - ou si l'idée même d'un programme de comptabilité vous fait hurler.
Découvrez le scanner Neat Receipts ici.)

En plus d'un bon scanner, il est logique de mettre en place un système de classement organisé sur votre ordinateur. Numériser des documents et les stocker dans un coin sombre et inconnu de votre disque dur sera tout aussi exaspérant que d'essayer de les enfermer tous dans un tiroir de classement surchargé. Envisagez de créer un dossier dédié appelé «Dépenses» (ou «Documents importants» ou tout autre nom qui vous semble logique); à l'intérieur, créez des dossiers supplémentaires pour les différents types de documents que vous y stockerez: relevés de carte de crédit, reçus, talons de paie, etc.

Maintenir votre progression
Chaque fois que vous numérisez un document, assurez-vous que les deux lui donnent un nom qui le rendra plus facile à trouver (plutôt que le Scan001.pdf standard, votre scanner est susceptible de l'appeler), puis enregistrez-le dans le bon dossier.

Vous aurez également besoin d'être vigilant sur la sauvegarde de ces informations sur une base régulière, que ce soit sur un disque, un disque dur externe ou une clé USB (qui est de la taille de votre pouce et se branche sur le port USB de votre ordinateur ). Considérez cela comme l'équivalent numérique du stockage de documents importants dans un coffre-fort ou un tiroir verrouillé.

Une fois que vous avez numérisé vos documents et les avez stockés en toute sécurité sur votre ordinateur, vous pouvez vous débarrasser de la plupart de vos documents originaux. (Encore une fois, en cas de doute sur ce que vous devez conserver sur papier, vérifiez auprès de votre avocat ou CPA.) Il est judicieux de déchiqueter tout ce qui contient des informations d'identification - les reçus qui montrent les informations de votre carte de crédit, les relevés qui répertorient les numéros de compte, et absolument n'importe quoi avec votre numéro de sécurité sociale - plutôt que de simplement le déposer dans le bac de recyclage.

La numérisation de vos documents existants peut être un excellent moyen de réduire vos maux de tête sur papier tout en facilitant la recherche de ce dont vous avez besoin quand vous en avez besoin. Avec un investissement modeste de temps, d'outils et d'efforts, vous découvrirez peut-être que vous pouvez vider définitivement ce tiroir de fichiers gênant.

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