Est-il temps de vider votre boîte e-mail?

• Mai 19, 2024

Que vous travailliez à domicile ou que vous travailliez de 9 à 5 à l'extérieur de la maison, vous pouvez utiliser la boîte de réception de votre ordinateur pour archiver certains de vos messages. Si vous utilisez votre boîte de réception pour archiver, gardez un œil sur la quantité de stockage disponible qui vous reste.

Les e-mails avec des pièces jointes volumineuses peuvent utiliser beaucoup d'espace. Bien que de nombreux comptes de messagerie disponibles augmentent la capacité de stockage des utilisateurs, il est judicieux de garder une trace de ce que vous enregistrez. Parfois, un renvoi «urgent ou mignon» est enregistré parce que vous prévoyez de l'envoyer à un ami ou de le lire lorsque vous en aurez le temps. Des mois plus tard, vous le trouvez et vous rendez compte qu'il n'est pas très mignon, ni urgent. Si vous n'aimez pas les messages transférés, demandez à vos amis de ne pas les envoyer ou supprimez-les simplement.

Plutôt que de laisser un message dans votre boîte de réception, vous pouvez créer un dossier à la place. Envisagez de créer des dossiers de fichiers d'archives en ligne pour les e-mails importants.

Lors de la suppression des e-mails personnels, demandez-vous à quand remonte la dernière fois où j'en ai eu besoin ou utilisé? Si vous pensez que c'est important, mais que vous ne l'avez pas utilisé depuis 6 mois, archivez-le. Tous ou la plupart des systèmes de messagerie ont la capacité de stocker des fichiers volumineux. Si l'e-mail provient de votre patron, créez un dossier avec son nom et stockez-y l'élément. S'il s'agit d'une note générale confirmant une réunion et que la réunion a eu lieu, la note peut ne plus être nécessaire, car vous aurez le sujet, la date, l'heure et les noms des participants sur votre calendrier. De nombreuses entreprises ont des règles et des réglementations concernant la durée de conservation des documents. Les mêmes règles peuvent s'appliquer au courrier électronique. Lisez donc les règles et réglementations avant d'appuyer sur le bouton Supprimer.

Certaines personnes aiment tout sauvegarder et d'autres ne veulent tout simplement pas se débarrasser de ce qu'elles ne veulent pas. Finalement, les deux pratiques peuvent causer les mêmes problèmes que le fait d'être un packrat dans le monde de la brique et du mortier - des problèmes d'espace et d'encombrement. Si vous constatez que vous ne vous souvenez pas pourquoi vous enregistrez un élément, cela peut ne pas être important. Créez un fichier d'archive divers pour des articles comme celui-ci, veillez à ne pas jeter tout et tout dans ce trou noir catchall.

Un moyen facile de classer les e-mails pour l'archivage consiste à utiliser la fonction de recherche pour afficher des listes d'e-mails par sujet ou nom propre. Si Anthony Parks a envoyé un e-mail concernant le projet Hamilton, recherchez Anthony Parks ou Hamilton project. Une fois que vous avez les e-mails, créez un dossier sous le nom du projet ou le nom de la personne.

Enregistrez-vous certaines lettres ou formulaires entrants parce que vous aimez le format ou le flux de la langue dans le document? C'est une bonne idée de préparer le brouillon dès que possible et de le placer immédiatement dans votre dossier «Brouillons».

Un petit entretien ménager par e-mail peut garder vos fichiers e-mail en ordre et sans encombrement.

Instructions Vidéo: Supprimer tous ses mails sur Iphone (Mai 2024).