Concevez un calendrier et respectez-le!

• Mai 19, 2024

Une fois que j'ai travaillé pour une très petite entreprise et comme pour toute petite entreprise, je devais porter de nombreux chapeaux. Parce que j'étais une Jane de tous les métiers (j'ai fait un peu de marketing, de réception, d'écriture, de bureau, etc.), j'étais toujours tirée dans plusieurs directions différentes. Ce n'était pas la première fois que je me retrouvais dans ce genre de situation de travail non structurée mais exigeante, mais c'était la première fois que je gérais la situation avec grâce. Je n'étais là que pendant une journée - une demi-journée en fait - avant qu'ils ne me fassent confiance pour travailler sur leurs documents les plus importants et il m'a fallu environ un mois pour maîtriser tous les aspects de mon travail.

Mon secret? J'ai conçu un calendrier et peu importe ce que je m'en suis tenu. Voici comment je l'ai fait. Vous pouvez également utiliser ces techniques pour créer un horaire pour vous-même à la maison.

Faites des observations.

La première chose que j'ai faite lorsque j'ai commencé le travail a été d'observer ce qui se passait autour de moi. D'où vient mon travail? À quelle fréquence ai-je obtenu ce travail? Quels étaient les délais?

Ce que je cherchais et que j'essayais de traquer, c'était les tâches de routine - mon genre de tâche préférée au monde parce qu'une fois que vous avez fait quelque chose, dix, vingt, cent fois, vous pouvez le maîtriser.

Notez tout. N'oublie rien.

Pendant que je faisais mes observations, j'écrivais des choses. Je savais que je recevais du travail du patron et d'environ une demi-douzaine d'autres managers de manière assez aléatoire. Je n'ai jamais su ce qui allait arriver ni combien. J'ai également eu un travail de marketing en cours que j'ai réalisé que je devrais gérer moi-même les heures supplémentaires, car j'ai remarqué que personne ne surveillait mes progrès dans ce domaine. Ensuite, il y avait deux rapports majeurs qui devaient tous les deux être mensuels. Bingo! C'est ce que je cherchais - le travail de routine. Le travail de routine est merveilleux de construire un calendrier autour.

Fais une liste.

Après avoir fait mes observations, j'ai commencé à rédiger ce que j'appelle un «tableau de bord» ou «liste principale». Sur cette liste, j'ai décomposé tous mes domaines de responsabilité. J'ai suivi la philosophie que j'utilise avec l'archivage: utilisez de grandes catégories lors de l'archivage, car il est plus facile de rechercher un document dans un seul gros fichier que de trier 10 petits fichiers.

Le travail venait de diverses personnes, puis j'avais mon propre travail et les deux rapports. Parce que les affectations étaient si décousues, je me suis consolidé. Le patron avait sa propre catégorie en haut de ma liste. J'ai regroupé les managers dans une seule catégorie. Mes projets personnels en étaient un autre et les rapports étaient dans une catégorie au bas de ma liste parce qu'ils étaient la fondation. Ce sont mes principaux domaines de responsabilité. Quand j'avais 20 choses exceptionnelles à faire et que les téléphones sonnaient et que mon e-mail sautait, je me sentais bien de savoir qu'en fin de compte, je n'étais responsable que de quatre domaines principaux, même si au début, c'était 100!

Faites un horaire.

Une fois que j’étais dans l’entreprise depuis un mois, j’ai pu rédiger une description de poste générale basée sur mes quatre responsabilités principales. J'ai utilisé ces informations pour élaborer un calendrier. Chaque heure de ma journée (lorsque je n'étais pas en réunion) était réservée à l'un de mes domaines de responsabilité. Par exemple, je planifie une heure définie pour travailler sur les rapports chaque jour pendant environ une heure. Quand je travaillais sur les rapports, je ne travaillais pas sur le marketing ou quoi que ce soit d'autre. La seule chose qui m'éloignerait de ce que je devais faire était une demande du patron ou une grave urgence. Et s'il y avait une interruption, je m'en occuperais, puis je recommencerais à travailler sur les rapports.

En travaillant de cette manière - en désignant des tâches spécifiques à des délais spécifiques - j'ai pu accomplir tout mon travail. De plus, ce que j'ai fait, c'est de transformer la description de poste / liste de domaines de responsabilité en un rapport d'étape que j'enverrais chaque jour aux parties prenantes afin qu'elles sachent où j'en étais sur tous mes projets.

Tenez-vous-y!

J'utilise toujours ce style de travail quand j'écris à la maison. Je décompose ma journée de travail par publication ou site web. Je planifie des morceaux de temps à consacrer à des projets spécifiques et à moins qu'une urgence grave ne survienne, je ne dévie pas du calendrier.

Par exemple, l'autre jour, je travaillais sur un article de coffebreakblog (selon mon calendrier) lorsque j'ai remarqué un e-mail que j'attendais dans ma boîte de réception. J'ai été tenté d'ouvrir l'e-mail, mais c'était pour un article que j'écrivais pour un différent site Web, pas coffebreakblog. J'avais déjà effectué mon travail planifié pour ce site Web plus tôt dans la journée et je ne devais pas y travailler avant le lendemain. Bien que je voulais vraiment ouvrir l'e-mail, je me suis abstenu et j'ai continué le travail que j'avais fait.

Je n'ai ouvert l'e-mail prévu que 12 heures plus tard, lorsque je devais le faire.

Il peut y avoir des moments où vous devez travailler sur un projet, mais vous ne pouvez pas, car vous attendez quelque chose et ne pouvez pas avancer avant de l'avoir. Dans ce cas, je fais quelque chose qui est lié au projet. Si je ne peux pas travailler sur la viande d'un projet, je peux toujours faire du ménage. Je peux commencer à établir une facture, je peux réfléchir à d'autres idées à présenter aux éditeurs à l'avenir, je peux redresser mes fichiers informatiques et ainsi de suite.

De nombreux professionnels aux responsabilités multiples se retrouvent souvent incertains de ce qu'ils devraient faire à un moment donné.Avoir un horaire vous aide à prendre ces décisions difficiles. À moins qu'il n'y ait une urgence, vous faites simplement ce qui suit sur votre horaire.

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