Votre enfant et l'éducation spécialisée: documenter votre voyage

• Avril 28, 2024

Copyright 2005 Susan M. Totman

Tenir de bons dossiers peut faire la différence entre les services et l'absence de services dans votre système scolaire. Je ne peux pas souligner à quel point il est important de documenter chaque conversation que vous avez au niveau de l'école, des chargés de cas, des médecins ou des infirmières, etc. Vous devez documenter à qui vous avez parlé, à quel jour et à quelle heure, le contenu général de la conversation , quel a été le résultat de la conversation ou de la réunion, les stratégies d'action, qui est responsable de chaque action et quel est le résultat attendu de chaque stratégie. Vous devez garder une trace de ce que votre enfant vous raconte à propos de ses jours à l'école - quand il a des problèmes et quand ce n'est pas le cas, quand ses jours sont bons ou mauvais.

Il est dans votre intérêt d'acheter un petit magnétophone (environ 50 $ - 100 $) et d'enregistrer chaque réunion que vous avez. Je recommande le magnétophone par rapport à l'enregistreur numérique si vous en trouvez un car cela vous permet d'avoir la bande d'origine stockée, mais les fichiers numériques peuvent être téléchargés et classés sur un disque si c'est ce que vous choisissez d'acheter. Cela garantit que toutes les parties sont protégées et que vous disposez de la documentation si toutes les mesures ne sont PAS prises comme requis dans le plan d'enseignement individuel (PEI) résultant. Dans la plupart des États, vous avez le droit d'enregistrer sur bande audio (et non sur bande vidéo) toutes les réunions PET pour un enregistrement de la réunion et de ce qui a été convenu. Vous devriez être franc sur le fait que vous enregistrez si vous choisissez de le faire. Il ne devrait y avoir aucune raison pour que les gens s’opposent à l’enregistrement, sauf s’ils ont quelque chose à cacher ou n’ont pas l’intention de suivre le plan convenu. Si, pour quelque raison que ce soit, vous n'êtes pas autorisé à enregistrer, prenez des notes détaillées de la réunion et qui a accepté quoi ainsi qu'en enregistrant qui s'est opposé et pourquoi ils se sont opposés à l'enregistrement audio de la réunion. Ne vous attendez pas à ce que le procès-verbal de la réunion reflète toujours fidèlement ce qui a été discuté ou convenu. Malheureusement, j'ai non seulement dû contester ce qui a été rapporté dans le procès-verbal avec mes propres notes ou enregistrements, mais j'ai eu d'autres collègues et amis qui ont dû le faire également. Enregistrer les réunions, ou au minimum, écrire des notes spécifiques avec les noms, les engagements, les dates et les heures sera une sauvegarde si vous avez besoin de poursuivre l'action pour obtenir de votre enfant ce dont il a besoin.

Vous trouverez ci-dessous une liste d'informations que vous devez suivre spécifiquement. Ma recommandation est d'acheter un classeur, un poinçon à 3 trous, des séparateurs et une agrafeuse pour aider à garder vos informations et vos dossiers organisés. Je recommande également d'avoir toujours un bloc-notes et des outils d'écriture lorsque vous allez à une réunion. Les informations que vous devez organiser dans votre classeur sont (au minimum):

• Informations de base sur la réunion (date, heure, lieu, personnes présentes) - elles doivent être suivies pour TOUTES les réunions, pas seulement pour le PET. Plusieurs fois, on m'a demandé de renoncer à des réunions PET pour des réunions informelles, mais j'ai rapidement appris que c'était la façon de l'école de garder la discussion à l'écart, donc j'appelle toujours un PET s'il y a un problème maintenant.


• Chaque tâche que les gens acceptent (notez la personne, tâche acceptée)


• Résumé de la réunion (après la réunion, rédigez un résumé de ce qui s'est passé et des résultats)


• Journal téléphonique - énumérer chaque personne à qui vous parlez, la date, l'heure, le numéro de téléphone que vous avez appelé et la durée de votre conversation


• Liste téléphonique - conservez une liste de contacts, son titre et sa fonction, son adresse, son adresse e-mail et son numéro de téléphone à l'avant de votre classeur pour un accès rapide lorsque vous avez besoin de joindre quelqu'un.


• Test - conservez des copies de tous les tests effectués dans l'ordre chronologique


• Journal des rendez-vous chez le médecin - gardez une trace de tous les rendez-vous des médecins dès que vous vous en souvenez. Notez le médecin, les coordonnées, la date et l'heure du rendez-vous, quels ont été ses commentaires et si votre enfant a été référé à un autre fournisseur


• Correspondance - gardez une trace de toute correspondance, même si elle semble anodine. Les convocations aux réunions, les contacts disciplinaires, etc. devraient tous être tenus.


• Notes de conversations avec votre enfant concernant ses jours.

Si vous tenez de très bons registres, vous serez beaucoup mieux préparé à gérer les réunions TEP et à défendre votre enfant en général. Vous pourrez produire de la documentation lorsque cela vous sera demandé ou lorsque vous devrez prouver des conversations ou des enregistrements pour prouver un point ou demander des services supplémentaires dont votre enfant a besoin.

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